系统越建越多，为什么办事的人还是要一遍遍填同样的信息

有一种很熟悉的数字化体验。

学校新上线了一个系统，通知里写着“进一步提升信息化管理水平”。第一次登录，要绑定手机号。第二个系统也要绑定。第三个系统还要再做一次实名认证。

填表时，姓名、学号、学院、手机号这些信息明明学校早就有，页面还是让你重新输入。上传身份证、学生证、证明材料，过几天换一个部门办理，又要重新上传一遍。

最让人无奈的是，这些系统通常都“能用”。页面能打开，按钮能点，流程也能提交。单看任何一个项目，很难说它没完成。

但站在办事的人这边，事情并没有变简单。

甚至有时候，纸质时代只需要跑两个办公室，数字化以后变成了打开五个系统、加三个群、截四张图，再把同一份材料传六遍。

这不是一个新问题。教育部在 2021 年发布的《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》里，直接把“系统整合不足、数据共享不畅、服务体验不佳、设施重复建设”列为突出问题，并提出“一数一源”和“一网通办”。到今天再看，这几句话依然很有现实感。

图：高校一体化数据治理与服务体系示意，来源：中国教育和科研计算机网 CERNET。真正的一体化往往从统一的数据标准和数据服务层开始，而不是先做一个新的门户。

很多系统从立项那一刻就已经决定了体验

一个部门有一笔信息化预算，要解决一项业务，于是立一个项目。

项目名称通常很完整：某某管理平台、某某智慧系统、某某综合服务平台。

招标时会列几十项功能，验收时逐条检查：登录有没有、角色权限有没有、导出 Excel 有没有、统计图有没有、流程审批有没有。

这套方式很适合判断“这个系统有没有做出来”。

它很难判断另一件更重要的事：这件事放进整个组织以后，用户到底少做了多少工作。

假设一个请假流程原来需要学生填写姓名、学号、学院、辅导员、联系电话和请假原因。

新系统上线以后，如果前五项依然由学生自己填，数字化其实只是把纸换成了网页。

如果系统能从统一身份和主数据里自动带出这些信息，辅导员关系也能根据组织数据自动判断，用户才真正少做了一部分事情。

两个系统页面看起来可能差不多，背后的建设思路完全不同。

一个在复制表单。

另一个在消灭表单里本来就不该由人重复填写的字段。

组织架构会原封不动地长进软件里

很多人把“数据孤岛”理解成技术问题：数据库不同、接口没有打通、厂商不一样。

这些当然是问题，但更麻烦的一层在组织本身。

教务有教务的数据，学工有学工的数据，财务有财务的数据，后勤有后勤的数据。每个部门都要对自己的业务负责，也自然希望自己的系统稳定、可控。

于是软件最后长成了组织结构的镜子。

现实里有几个部门，网上就有几个入口；现实里一份材料要经过几个科室，线上就出现几个互相不知道对方进度的流程。

技术人员当然可以做 API，可以做数据中台，可以做统一身份认证。但如果没人回答“哪一份数据才算权威”“谁负责修正错误数据”“一个流程跨部门以后谁拥有它”，接口接得再多，也只是把几个孤岛之间修了桥。

桥有了，岛还在。

教育部早在 2015 年的教育管理信息化建设指南里就提出，基础数据库应实现对接和流动，避免“数据孤岛”和“信息烟囱”。2021 年的文件进一步提出“一数一源”。这些词出现了这么多年，本身就说明这件事难的地方从来不只是写接口。

为什么同一个手机号要填十遍

因为很多系统根本不知道自己能不能相信别人的数据。

A 系统里的手机号可能是学生入学时填的。

B 系统担心已经过期，于是重新收一次。

C 系统需要紧急联系人，又单独建一列。

D 系统的供应商拿不到前面几个系统的数据，只能再做一张表。

几年之后，数据库里出现五六个“手机号”，每一个都有人在用，也没人敢删。

这类问题靠“再建一个数据中台”也未必自动解决。

真正麻烦的是数据治理：字段叫什么、从哪里产生、谁能修改、修改后向哪里同步、历史数据怎么处理、冲突时以谁为准。

这些工作不漂亮。

做出来没有炫酷大屏，也很难在汇报 PPT 里占一整页。

但它决定了以后还有没有人需要第十一次填写自己的手机号。

大屏很容易验收，少填三张表很难写进成果

数字化项目里有一个很现实的偏差：容易展示的东西更容易获得关注。

一个驾驶舱大屏，打开就能看到数字跳动、地图闪烁、曲线变化。领导参观时很直观，拍照也好看。

而“把学生每学期重复填写的 17 个字段自动带出来”没有那么强的视觉冲击力。

用户一年少填几万次表格，这件事当然有价值，但如果项目评价体系里没有统计“平均办理时间”“重复提交材料数量”“跨系统跳转次数”“人工录入字段数”，它就很容易被忽略。

于是开发团队最容易收到的需求是“再加一个统计页面”，最难收到的需求是“能不能把这个流程直接删掉”。

软件工程里最省维护成本的功能，很多时候是不存在的功能。

但项目建设天然倾向于增加东西。因为新增五个模块很好写进合同，删除三个流程很难写成五十万元的工作量。

“统一门户”也可能只是把十个入口放到一个页面

很多单位意识到了入口太多，于是开始做统一门户。

这是进步，但门户本身解决不了系统割裂。

最初级的统一门户，就是一个页面放十几个图标：教务、财务、学工、科研、OA、后勤……点击以后分别跳转。

如果做了单点登录，至少不用重新输密码。

再进一步，统一待办能够把不同系统的审批集中起来。

真正做到后面，用户最好已经不太关心“这件事属于哪个系统”。他只知道自己要办休学、报销、申请场地或者提交材料。

这也是“一网通办”真正有意义的地方。

图：上海“一网通办”服务台，来源：新华网。好的数字服务最后关注的是“事情能不能办完”，用户不应该先研究组织架构。

有些地方已经证明，重复填报确实能被砍掉

2026 年，国家数据局公布了天津基层报表“只报一次”的案例。

这个案例最值得看的不是用了什么新技术，而是最后砍掉了多少东西：市级报表数量精简 63%，数据项精简 53%，高频共性数据自动预填，填报工作量减少 50% 以上。

这组数字很朴素。

没有强调大模型，没有强调数字孪生，也没有把“智能”写进每个模块名称。

它回答了用户最关心的问题：以前要填多少，现在少填了多少。

我觉得这类指标比“建设了多少个子系统”更接近数字化的价值。

如果一套系统上线以后，用户需要做的重复劳动一点没少，那么无论页面做得多现代，服务器用了多少云原生技术，都应该回头看看项目到底解决了什么。

安全和合规也经常被拿来当系统割裂的理由

数据当然不能为了方便就随便共享。

学生信息、人事信息、财务数据都涉及明确的权限边界。2025 年施行的《政务数据共享条例》同样强调共享必须安全、有序，也明确禁止重复收集已经可以通过共享获取的政务数据。

安全和共享并不冲突。

一个成熟的体系应该知道谁在什么场景下可以拿到哪些字段，并留下审计记录。

“所有系统互相随便查数据库”很危险。

“因为有安全风险，所以每个系统都重新采集一遍身份证”也不合理。

更好的方式通常是统一身份、标准化接口、最小权限、按需授权和全过程审计。

如果技术体系做不到这些，最后只能让用户充当系统之间的数据同步工具：从 A 复制出来，粘贴到 B；从 B 截张图，再上传到 C。

人肉 ETL，大概是很多信息化系统最稳定的兼容协议。

还有一个经常没人愿意谈的问题：系统建完以后谁来养

项目验收往往有明确日期。

系统的寿命没有。

第一年需求还在合同里，厂商改得很快。第二年开始进入维保。第三年原来的负责人调岗，供应商换了项目经理，框架版本也旧了。

新的业务需求又来了。

这时候最省事的办法经常是再买一套。

于是旧系统没有真正退休，新系统又上线了。两个系统同时存在，因为历史数据还在旧系统，某些部门也已经形成使用习惯。

几年之后，最初的“智慧校园”变成了一片软件考古现场。

这和个人开发者做项目很像。我之前在《一个人做全栈，最后往往是在替六个岗位加班》里写过，真正昂贵的往往是上线之后那些不起眼的维护工作。组织级系统只是把这个问题放大了很多倍。

所以信息化项目从立项时就应该回答退出问题：

这个系统未来由谁维护？数据怎么迁移？功能被其他平台接管后怎么下线？接口版本怎么演进？

只设计出生，不设计死亡，系统数量只会越来越多。

如果让我评价一个信息化项目，我更想看这些数字

我不会先看它用了微服务还是单体，也不会先看有没有 AI。

我想知道：

• 一个普通用户一年需要登录多少个入口；
• 一项业务平均要跳转几个系统；
• 已经存在的数据还有多少字段需要手工重复填写；
• 同一份证明材料一年被重复上传多少次；
• 一个流程从提交到完成需要多少人工转交；
• 系统上线以后，原有 Excel 群和微信群有没有真的消失；
• 有多少旧系统被正式关闭，而不是继续躺在服务器里；
• 用户遇到错误数据时，能不能找到唯一明确的修正入口。

这些指标不炫。

但如果它们一年一年变好，数字化大概率真的在起作用。

最后

信息化最荒唐的场景，大概是一个人坐在电脑前，把系统 A 里的数据复制到系统 B，再从系统 B 导出 Excel，发给另一个人导入系统 C，然后所有人一起庆祝“业务已经实现线上化”。

技术能解决很多问题，但技术也很擅长把原本混乱的流程做得更快、更稳定、更难以推翻。

所以每次准备新建一个系统之前，也许应该先问一句：

能不能不建？

能不能把现有流程砍掉一半？能不能直接复用已有数据？能不能在原来的平台里增加一个模块？能不能让用户少提交一次材料？

如果这些问题都认真回答过，最后仍然需要一个新系统，那这个项目至少有了一个不错的开始。

真正好的数字化，几年以后未必会留下更多系统。

它应该留下更少的入口、更少的表格、更少的重复劳动，以及一些终于不用再向不同部门证明“我是我”的人。

资料与延伸阅读

• 教育部：《关于加强新时代教育管理信息化工作的通知》
  https://www.moe.gov.cn/srcsite/A16/s3342/202103/t20210322_521669.html
• 教育部：《教育管理信息化建设与应用指南》问答二
  https://www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/s5147/201503/t20150320_186485.html
• 国家数据局：第二批公共数据“跑起来”典型案例——基层报表数据“只报一次”
  https://www.nda.gov.cn/sjj/ywpd/sjzy/0513/20260513163301917260987_pc.html
• 国家数据局：《政务数据共享条例》
  https://www.nda.gov.cn/sjj/swdt/xwfb/0603/20250603212410241310210_pc.html
• 中国教育和科研计算机网：高校如何构建一体化数据治理与服务体系
  https://www.edu.cn/xxh/xy/xytp/202107/t20210729_2141526.shtml